Selamat Hari Raya Idul Fitri 1435 H.


ttd. Jurnal Akuntansi Keuangan


Prosedur Penerimaan Dan Pencatatan Barang Dari Supplier

<b>Prosedur Penerimaan</b> Dan Pencatatan Barang Dari Supplier

Proses penerimaan dan pencatatan barang dari supplier adalah sumbernya angka saldo akun “Persediaan” dan “Utang Dagang” di Neraca dan Harga Pokok Penjualan di Laporan Laba Rugi. Handal-atau-tidaknya buku persediaan dan utang dagang sering dipengaruhi oleh handal-atau-tidaknya prosedur penerimaan dan pencatatan barang dari supplier.

Di tulisan ini saya akan bahas mengenai prosedur penerimaan dan pencatatan barang dari supplier—yang jika diterapkan secara konsisten bisa menjamin kehandalan buku persediaan dan utang dagang.

Lho, saya orang akuntansi, tidak ada urusannya sama prosedur. Tugas saya hanya menjurnal dan menyusun laporan keuangan” mungkin ada yang berpikir seperti itu.

 

Pentingnya Memahami Prosedur Bagi Orang Akuntansi

Prosedur yang akan saya bahas ini, masuk ke topik “Sistim Pengendalia Intern” (SPI), sehingga IYA memang lebih mengarah ke Internal Auditor dan auditing in general. Tetapi, saya pikir, tidak ada salahnya untuk tahu, meskipun mungkin anda bukan seorang internal auditor.

Saya berani mengatakan bahwa: belajar akuntansi tanpa belajar prosedur adalah percuma.

Mengapa?

  • Salah-satu takaran kualitas laporan keuangan adalah “handal” (reliable)
  • Laporan keuangan seperti apa yang disebut handal? Jawaban lumrahnya: “Laporan keuangan yang tidak mengandung salah-saji bersifat material.”
  • Laporan keuangan seperti apa yang disebut tidak mengandung salah-saji bersifat material? Jawaban lumrahnya: “yang sesuai PSAK”.
  • PSAK itu isinya apa? Jawaban lumrahnya: “Buanyak. Silahkan dibaca sendiri”…

Sampai di sini, saya yakin sebagian besar dari kita—terutama yang menghadapi transaksi keuangan dan akuntansi sehari-hari—hanya bisa garuk-garuk kepala. Ujung-ujungnya harus belajar akuntansi dari basic sampai advance. Saya tidak tahu, apa yang bisa anda petik dari jawaban-jawaban lumrah tadi? Saya pribadi, jujur saja, bingung.

Daripada bingung, saya ingin mengajak anda untuk menyimak kasus berikut ini… (setelah membaca kasus ini mudah-mudahan anda dapat menyimpulkan sendiri, mengapa memahami prosedur adalah sesuatu yang penting, dan pintar menjurnal saja tidak cukup)

 

Contoh Kasus Penerimaan Barang

Budi bekerja di PT. JAK (pedagang komputer) di Bandung, sebagai akuntan yang khusus menangani Accounts Payable (Utang). Seminggu yang lalu ada nota masuk dari PT. Rajawali (di Jakarta), supplier Harddisk. Isi notanya, sebagai berikut:

Tanggal Nota: 29 September 2012
No Nota: 00265
Item: Harddisk Tungsten 600 Gygabyte
Quantity: 100 unit
Unit Price = Rp 700,000
Total Amount = Rp 70,000,000
Payment Term = Net 10 Hari.
Tanggal Jatuh Tempo = 10 Oktober 2012.

Sangat sederhana, bukan?

Dengan menggunakan nota tersebut sebagai bukti, Budi memasukan jurnal sbb:

[Debit]. Persediaan – Harddisk = Rp 70,000,000
[Kredit]. Utang – PT. Rajawali = Rp 70,000,000

Apakah jurnal pengakuan persediaan dan utang di atas sudah benar? SUDAH (sesuai dengan bukti transaksi)

Tanggal 10 Oktober 2012, utang ke PT. Rajawali dilunasi. Budi memasukan jurnal sbb:

[Debit]. Utang – PT. Rajawali = Rp 70,000,000
[Kredit]. Utang – Kas = Rp 70,000,000

Apakah jurnal pelunasan utang di atas sudah benar? SUDAH.

Berarti Buku utang dan persediaan PT. JAK sudah handal? SUDAH (sesuai dengan catatan transaksi saat utang diakui).

Benarkah sudah handal? Mari kita simak lanjutannya…

Di sisi lainnya; sampai dengan tanggal 10 Oktober PT. Rajawali berhasil menjual 95 unit harddisk. Keesokan harinya, tanggal 11 Oktober 2012, ada pembeli yang bermaksud membeli 5 unit harddisk. Setelah diperiksa ke gudang, harddisk yang tersisa hanya 4 unit harddisk.

Lho… koq Cuma 4 unit, mestinya kan masih ada saldo persediaan 5 unit (=100-95 unit)? Yang satu unitnya lagi mana?,” bagian penjualan complain ke gudang lalu ke accounting.

Tugas saya hanya MENCATAT dan MELAPORKAN sesuai bukti transaksi,” jawab Budi yang mengurusi pengakuan persediaan dan utang.

Nah itu dia. Jawaban seperti yang disampaikan oleh Budi itu menguatkan legitimasi anggapan bahwa orang accounting fungsinya cuma sebatas mencatat. Apakah benar demikian? Entahlah. Saya pernah mempertanyakan: “Benarkah bagian accounting adalah prioritas naik gaji paling akhir?” (silahkan dibaca jika tertarik).

Terlepas salah siapa, yang jelas perusahaan kehilangan (RUGI) Rp 700,000. Situasi seperti inilah yang sering membuat pemilik usaha frustrasi—lalu ngomel-ngomel: “begitu banyak orang di perusahaan tetapi tak satupun bekerja dengan serius.”

Pertanyaannya:

  • Mengapa terjadi kasus seperti itu? Bukankah semua jurnal SUDAH BENAR (akurat)? Bukankah buku SUDAH HANDAL? Lalu masalahnya dimana?
  • Jika Budi (bagian accounting) ada andil kesalahan, dimana letak salahnya Budi?

Untuk menjawab pertanyaan ini, saya ingin mengajak anda untuk menengok kembali Siklus Akuntansi—yang sudah diajarkan sejak dibangku kuliah. Tahapan proses akuntansi bersiklus seperti berikut ini:

  • Menganalisa bukti transaksi
  • Mencatat dan mengklasifikasikan transaksi (menjurnal)
  • Melaporkan (menyajikannya dalam laporan keuangan)

Itu teorinya.

Kesalahan yang paling lumrah, dalam prakteknya, adalah: mengganggap suatu transaksi SUDAH SAH untuk diakui sepanjang ada bukti transaksi. Mestinya, analisa bukti transaksi sampai pada proses verifikasi validitas transaksinya itu sendiri (bukan sebatas ada atau tidak ada bukti transaksi).

Pertanyaannya: Sudahkah Budi melakukan verifikasi validitas transaksi—ketika akan menjurnal penerimaan barang dan mengakui utang? Sudahkah akuntan yang menangani Piutang melakukan hal yang sama—ketika terjadi pengeluaran persediaan?

Kondisi itu menjadi makin buruk ketika perusahaan tidak memiliki prosedur yang jelas mengenai proses penerimaan barang (dari supplier) dan pencatatanya, sehingga para staff (termasuk orang accounting) menjadi tidak menjalankan tugasnya secara konsisten, cenderung lebih banyak menggunakan judgment/penilaian—thus discretion—sendiri.

Dalam kondisi seperti itu, mungkin orang accounting terbebas dari tudingan melakukan kesalahan (salahnya perusahaan sendiri tak punya prosedur yang jelas). Tetapi kehilangan kesempatan untuk membuktikan bahwa pegawai accounting adalah aset perusahaan yang bernilai tinggi.

Saya tidak tahu seberapa salah (atau seberapa benar) Budi dalam kasus tadi. Yang saya tahu, dari pengalaman pribadi: prestasi kerja seseorang tidak diukur dari kemampuannya menyelesaikan tugas-tugas rutin, tetapi kemampuannya memasukan nilai tambah pada setiap output yang dihasilkannya.

Jika anda orang accounting, ingin berkontribusi lebih, ingin menjadi aset yang bernilai bagi perusahaan, ingin berprestasi, anda bisa membuat prosedur, setidaknya prosedur transaksi yang jelas.

Prosedur transaksi yang jelas, disamping bisa mencegah kebocoran dan kerugian (seperti dalam contoh kasus tadi), juga membuat pekerjaan anda menjadi lebih teratur—thus menjadi lebih cepat dan efisien.

Jika anda adalah seorang Controller atau Accounting & Finance Manager, memastikan perusahaan memiliki prosedur transaksi yang efektif adalah salah satu fungsi utama anda. Mereka yang gagal menjalankan fungsi ini, bisa dibilang, sedang menuju ke kegagalan-kegagalan lainnya.

Nah, bagaimana prosedur penerimaan dan pencatatan barang dari supplier?

 

Prosedur Penerimaan Barang Dari Supplier

Di perusahaan-perusahaan menengah dan besar, proses penerimaan barang pastinya dilakukan oleh orang lain. Sehingga Accounts Payable Accountant biasanya hanya menjalankan fungsi pencatatan dan pelaporan.

Tetapi sebagai orang accounting, Accounts Payable Accountant (seperti Budi dalam contoh kasus tadi) harus tahu minimal prosedur penerimaan barang. Mengapa?

Prosedur proses penerimaan barang adalah penentu utama apakah transaksi yang akan diakui (dicatat) valid atau tidak. Handal-atau-tidaknya prosedur penerimaan barang menentukan apakah buku besar “Persediaan” dan “Utang Dagang” dalam kondisi handal atau tidak, apakah saldo persediaan dan utang dagang yang anda sajikan di Neraca handal atau tidak.

Bagaimana prosedurnya?

Langkah#1. Lakukan Verifikasi Dokumen

Verifikasi dokumen dilakukan dengan cara membandingkan “Dokumen Pengiriman” (dari supplier) dengan “Purchase Order” (yang diterbitkan oleh bagian Purchasing). Setidaknya ada 2 macam dokumen yang menyertai setiap pengiriman barang, yaitu:

  • Surat jalan (kalau dalam impor disebut “packing list”); dan
  • Nota tagihan (atau invoice)

Di langkah ini yang dibutuhkan hanya surat jalan (packing list). Surat jalan atau packing list minimal memuat informasi-informasi berikut:

  • Kode atau Nama Barang – Dalam contoh kasus Budi tadi misalnya “Harddisk”
  • Deskripsi dan Spesifikasi Barang – Dalam contoh kasus Budi misalnya “Harddisk Tungsten 600 Gygabyte”
  • Quantity (jumlah barang) – Dalam contoh kasus Budi misalnya “100 unit”
  • Nomor Surat Jalan (Packing List) – Berupa nomor atau kode tertentu yang dibuat oleh si pengirim barang (supplier). Kode ini digunakan sebagai nomor referensi dalam mengkomunikasikan segala hal mengenai informasi-informasi di atas.

Bandingkan masing-masing informasi tersebut dengan informasi yang tertara di dalam Purchase Order (PO). Apakah sama atau berbeda?

Langkah#2. Lakukan Verifikasi Fisik dan Kualitas Barang

Proses verifikasi fisik dilakukan dengan cara membandingkan inforamsi-informasi di atas dengan kondisi barang yang sesungguhnya. Misalnya:

  • Nama/Kode Barang (Harddisk) – Lihat fisiknya, benarkah isinya harddisk? Siapa tahu isinya pisang hehe..
  • Deskripsi & Spesifikasi (Hardisk Merk Tungsten 600 Gygabyte) – Lihat labelnya apakah merknya benar-benar Tungsten dan kapasitas tertera 600Gb?
  • Quantity (100 unit) – Hitung fisiknya, apakah benar-benar 100 unit?

Setelah verifikasi fisik, dilanjutkan dengan verifikasi kualitas—yang meliputi hal-hal berikut ini:

  • Kualitas fisik – Apakah kondisi fisik barang utuh/mulus tanpa cacat atau tergores, penyok, pecah?
  • Kualitas Merk – Apakah merk barang asli atau palsu (dalam contoh tadi, apakah merk Tungsten asli atau bukan)?
  • Kapasitas – Lakukan test kapasitas, apakah sesuai dengan yang tertera di spesifikasi barang (khusus harddisk tadi, bisa dilihat dengan cara menghubungkannya dengan unit computer, lalu lihat apakah kapasitas yg tertera di layar monitor komputer sesui dengan yang tertera di fisik harddisknya)
  • Fungsi – Periksa apakah barang berfungsi dengan baik atau tidak (dalam contoh tadi, coba simpan file, apakah ada masalah atau tidak)

Langkah#3. Buat Laporan Hasil Verifikasi Dokumen dan Fisik Barang

Semua hasil verifikasi (baik dokumen dan fisik) dituangkan ke dalam kertas kerja yang di perusahaan-perusahaan besar mungkin disebut “inspection sheet”.

Catatan: Jika tidak punya inspection sheet, anda bisa menggunakan checklist sederhana yang menunjukan bahwa semua point di atas telah diperiksa dengan teliti, tanpa ada yang terlewatkan.

Jika ditemukan cacat fisik atau perbedaan antara surat jalan (packing list) dengan kondisi barang yang sebenarnya (baik fisik maupun kualitasnya), maka semua perbedaan dan cacat harus dicantumkan di dalam laporan verifikasi. Temuan tersebut selanjutnya dikomunikasikan dengan pihak pengirim (supplier).

Dalam contoh kasus Budi tadi, jika bagian penerimaan barang menemukan hanya 99 unit harddisk (bukan 100 seperti yang tercantum di nota), maka itu harus dicantumkan dalam laporan verifikasi dan dikomunikasikan dengan pihak supplier (PT. Rajawali.)

Langkah#4. Kirimkan Dokumen Pengiriman Dan Laporan Hasil Verifikasi

Tandataangani laporan verifikasi. Buat copy dokumen pengiriman dan laporan hasil verifikasi rangkap 2, lalu kirimkan ke:

  • Bag. Purchasing (copy)
  • Bag. Accounting (asli)

Jangan lupa simpan satu copy untuk arsip di bagian penerimaan.

Langkah#5. Simpan Barang Di Gudang

Jika pada langkah 1 dan 2 tidak ditemukan masalah, maka barang sudah bisa disimpan di gudang. Jika ada masalah, maka minta keputusan dari Purchasing Manager apakah barang disimpan atau dikembalikan ke supplier.

Perusahaan-perusahaan besar—yang banyak bertransaksi dalam bentuk fisik barang (perdagangan dan manufaktur)—biasanya memiliki bagian (atau seksi) khusus yang menangani proses verifikasi kualitas barang. Seksi khusus ini disebut “Quality Assurance” atau “Quality Control”. Staff yang bekerja di bagian ini sering disebut “inspector”.

Perusahaan-perusahaan yang memiliki sistim pengendalian, mungkin mengintegrasikan fungsi quality assurance ini dengan sistim pembayaran ke supplier, misalnya: pengajuan pembayaran dari supplier harus menyertakan copy “Inspection Certificate” (IC).

 

Prosedur Pencatatan Transaksi Penerimaan Barang

Di korporasi-korporasi besar, dimana system informasi keuangan (financial information sistem/FIS) dan sistim pengendalian intern (SPI) sudah sangat terintegrasi, proses pencatatan bisa jadi dilakukan langsung oleh bagian penerimaan barang itu sendiri.

Di perusahaan kecil dan menengah, saya tidak menganjurkan hal itu. Menyatukan fungsi penerimaan barang dengan pencatatan transaksi, terlalu berisiko.

Ditulisan ini, saya mengasumsikan proses pencatatan dilakukan oleh bagian accounting, yaitu Accounts Payable Accountants.

Ada 3 langkah utama yang harus dilalui oleh A/P Accountants dalam mencatat transaksi penerimaan barang:

Langkah#1. Verifikasi Dan Analisa Bukti Transaksi

Sebelum melakukan pencatatan transaksi, seorang A/P Accountant harus melakukan verifikasi validitas transaksi dan analisa. (Catatan: proses ini juga harus dilakukan oleh accountant-accountan lainnya – A/R, Cash, Cost, Fixed Asset, Tax).

Transaksi penerimaan barang bisa disebut VALID hanya jika, ada:

(a) Dokumen Utama – Dokumen utama transaksi penerimaan barang berupa “nota tagihan” atau “invoice”. Suatu nota tagihan atau invoice minimal memuat informasi penting berikut ini:

  • Nomor Nota/Invoice – Dijadikan referensi dalam melakukan penjurnalan.
  • Nama Barang dan Deskripsinya – Dijadikan keterangan dalam journal
  • Unit Price dan Total Amount – Nilai yang diakui (dicatat). Tetapi sebelum itu, bandingkan unit price yang ada di invoice dengan PO. Apakah sama atau berbeda. Jika berbeda tanya Purchasing mengapa berbeda dan mana yang benar? Perhatikan juga inspection sheet apakah ada perbedaan quantity dan berapa yang diakui. Dari situ bisa tahu berapa yang akan dicatat (diakui) sebagai Utang Dagang (A/P).
  • Pajak Pertambahan Nilai – Untuk pembelian lokal, jika penjual sudah berstatus PKP maka biasanya disertai PPN. Periksa apakah kalkulasi PPN nya sudah benar. Jika perusahaan anda sudah berstatus PKP, periksa apakah invoice sudah disertai Faktur Pajak.
  • Term & Conditions – Jika Free on Board (FOB) artinya biaya kirim ditanggung oleh penerima. Jika Cost and Freight (C&F) artinya ongkos kirim ditanggung oleh si pengirim. Jika Cost Insurance and Freight (CIF) artinya ongkos kirim dan premi asuransi ditanggung oleh pengirim. Bandingan term & conditions ini dengan PO, apakah sama atau berbeda? Jika sama, lanjut. Jika berbeda tanyakan ke Purchasing, mengapa berbeda? Mana yang benar?
  • Payment Terma & Due Date – Perhatikan paymen termanya. Jika Cash on Delivery (COD) maka due datenya adalah pada tanggal barang diterima atau sehari setelahnya. Jika “Net 30 Hari” maka due datenya adalah 30 hari setelah barang diterima untuk C&F dan CIF; atau 30 hari setelah barang dikirimkan (tanggal resi/AWB/BL) untuk FOB. Bandingkan Payment Term yang tertera di invoice dengan PO apakah sama atau tidak? Jika sama berarti okay, jika tidak sama maka tanya Purchasing mengapa berbeda dan mana yang benar?

(b) Doumen pendukung – Semua informasi di atas harus didukung oleh beberapa dokumen. Berikut adalah dokumen pendukung yang diperlukan dan proses validitasnya:

  • Surat Jalan – Periksa apakah surat jalan ada stempel dan tandatangan pengirim barang (supplier)?
  • Nota Tagihan atau Invoice – Periksa apakah nota tagihan (invoice) ada stempel dan tandatangan pengirim barang (supplier)
  • Copy resi pengiriman barang (Air Way Bills atau Bills of Lading) – Periksa apakah copy resi pengiriman (AWB/BL) ada stempel dan tandatangan perusahaan kurir atau forwarding company? Apakah dokumen yang sama telah diparaf oleh bagian penerimaan barang?
  • Inspection Sheet atau Checklist – Periksa apakah Inspection Sheet atau Check List ada tandatangan Supervisor atau Manager bagian yang melakukan proses penerimaan barang? Periksa apakah ada catatan khusus (beda jumlah, beda spec, beda kualitas)? Jika ada, apakah perbedaan-perbedaan tersebut diterima/disetujui oleh Purchasing Manager?
  • Copy Purchase Order (PO) – Periksa apakah PO sudah disertai tandatangan Purchasing Manager, Controller/Treasurer dan Chief Financial Officer (CFO).

Langkah#2. Pencatatan (Pejurnalan) Transaksi Penerimaan Barang

Jika dalam proses validasi ditemukan masalah, maka masalah itu harus diselesaikan terlebih dahulu, komunikasikan dengan pihak-pihak terkait. Jika tidak ada masalah—transaksi dianggap valid—maka proses pencatatan (penjurnalan) bisa dilakukan.

Contoh pencatatan transaksi penerimaan barang:

Masih memakai contoh kasusnya Budi. Katakanlah hasil verifikasi dan analisa transaksi menunjukan hal-hal, sbb:

Dari 100 unit Harddisk Tungsten 600 Gygabyte yang tercantum di Nota Tagihan, inspection sheet menunjukan angka 99 unit harddisk yang diterima. Dan dari 99 unit yang dterima 2 unit dalam kondisi cacat. Unit price @Rp 700,000 adalah valid. Term & conditionnya FOB Bandung adalah benar. PPN 10%. Nota tagihan telah disertai Faktur Pajak. Ongkos kirim Jakarta-Bandung Rp 250,000 ditanggung oleh JAK. Term of Payment Net 10 hari adalah valid. Barang dikirim dari Jakarta tgl 29 September 2012 dan diterima oleh JAK di Bandung di hari yang sama, sehingga tanggal jatuh tempo 10 Oktober 2012 juga dianggap valid. Dokumen pendukung transaksi lengkap.

Bagaimana Budi mencatat transaksi penerimaan harddisk tersebut? Tergantung apakah barang cacat yang 2 unit itu diterima atau tidak:

(a) Jika Purchasing Manager menyatakan menerima barang tersebut, maka Budi memasukan jurnal sbb:

[Debit]. Persediaan – Harddisk = Rp 69,300,000 (=@700,000 x 99 unit)
[Debit]. Persediaan – Ongkos Kirim = Rp 250,000
[Debit]. PPN – Faktur Pajak Masukan = 6,930,000 (=10% x 69,300,000)
[Kredit]. Utang – PT. Rajawali = Rp 76,230,000 (=69,300,000+6,930,000)
[Kredit]. Utang – Kurir = Rp 250,000

Bagaimana jika PT. JAK Belum berstatus PKP? Otomatis tidak ada faktur pajak dan PPN tidak diakui sebagai faktur pajak masukan, melainkan sebagai penambah nilai persediaan. Sehingga jurnalnya menjadi sbb:

[Debit]. Persediaan – Harddisk = Rp 69,300,000 (=@700,000 x 99 unit)
[Debit]. Persediaan – Ongkos Kirim = Rp 250,000
[Debit]. Persediaan – PPN = 6,930,000 (=10% x 69,300,000)
[Kredit]. Utang – PT. Rajawali = Rp 76,230,000 (=69,300,000+6,930,000)
[Kredit]. Utang – Kurir = Rp 250,000

(b) Jika Purchasing Manager memutuskan untuk mengembalikan (retur) harddisk cacat yang 2 unit tersebut, maka Budi memasukan jurnal sbb:

[Debit]. Persediaan – Harddisk = Rp 67,900,000 (=@700,000 x 97 unit)
[Debit]. Persediaan – Ongkos Kirim = Rp 250,000
[Debit]. PPN – Faktur Pajak Masukan = 6,790,000 (=10% x 67,900,000)
[Kredit]. Utang – PT. Rajawali = Rp 74,690,000 (=67,900,000+6,790,000)
[Kredit]. Utang – Kurir = Rp 250,000

Catatan: PT. Rajawali harus mengirimkan Faktur Pajak Pembetulan

Bagimana jika keputusan mengembalikan barang bari diambil beberapa hari setelahnya, sementara Budi sudah mencatat penuh seperti pada jurnal (a)? Budi bisa membuat adjustment sbb:

[Debit]. Utang – PT. Rajawali = Rp 1,400,000 (=@Rp 700,000 x 2)
[Debit]. Utang – PT. Rajawali = Rp 140,000 (=10% x 1,400,000)
[Kredit]. Persediaan – Harddisk = Rp 1,400,000
[Kredit]. PPN – Faktur Pajak Masukan = Rp 140,000

Catatan: PT. Rajawali harus mengirimkan Faktur Pajak Pembetulan

(c) Jika Purchasing Manager memutuskan untuk menerima kedua harddisk yang cacat tersebut dengan memperoleh discount 30% misalnya, maka Budi memasukan jurnal sbb:

[Debit]. Persediaan – Harddisk = Rp 68,880,000 (=(@700,000 x 99) – (30% x (2×1,400,000)))
[Debit]. Persediaan – Ongkos Kirim = Rp 250,000
[Debit]. Persediaan – PPN = 6,888,000 (=10% x 68,880,000) <<=== update as per @Donny, Thanks.
[Kredit]. Utang – PT. Rajawali = Rp 75,768,000 (=68,880,000+6,888,000)
[Kredit]. Utang – Kurir = Rp 250,000

Catatan: Dasar Pengenaan PPN adalah transaksi bersih setelah dikurangi discount. Oleh sebab itu PT. Rajawali harus mengirimkan Faktur Pajak Pembetulan.

Langkah#3. Pengarsipan Bukti Transaksi

Setelah transaksi dicatat, semua bukti transaksi (nota tagihan atau invoice dan bukti pendukungnya) diarsipkan di Accounting, untuk dibuka jika sewaktu-waktu diperlukan, misalnya: saat pelunasan atau saat ada audit baik internal maupun eksternal (auditor independent atau audit pajak dari DJP).

Accountant’s Mindset: Profesional Skepticism

Sebagai orang akuntansi anda dituntut untuk accountable. Supaya bisa accountable, salah satu mindset yang wajib dimiliki oleh seorang akuntan dan orang accounting pada umumnya adalah: skeptik. Bahasa lumrahnya “tidak mudah percaya.”

Implementasinya: Informasi apapun (bukti transaksi, data, perintah, pesan, permintaan, dlsb) yang datangnya dari luar ruangan accounting, patut diragukan validitas dan akurasinya. Entah informasinya datang dari supplier/vendor, pelanggan/customer, bagian lain di dalam perusahaan (peer), pokoknya jangan percaya begitu saja. Termasuk info dari JAK :-)

Hasilnya: Jika anda sudah terbiasa menggunakan mindset ini, maka anda akan selalu memverifikasi segala informasi yang anda terima, sebelum menggunakannya sebagai dasar dalam menjalankan proses akuntansi (menjurnal, dan menyajikannya dalam laporan keuangan).

Jika saat ini anda merasa belum cukup skeptik,  mulai sekarang naikkan level skeptiknya. Tapi jangan sampai berlebihan. Sebab bagaimanapun juga berburuk sangka itu tidak baik. Dosa.

Pisah-batas nya adalah: profesionalitas. Dalam artian, profesi (akuntan) lah yang menuntut kita untuk bersikap skeptik. Jika tidak, bukan hanya membuat kredibilitas diri kita turun, melainkan juga tanpa disadari telah membiarkan perusahaan terekspose pada risiko (utamanya kerugian). Dan jika perusahaan beroperasi dalam risiko, maka secara tak langsung juga membuat semua pegawai yang ada di dalamnya dalam kondisi terancam risiko (entah gaji yang tak pernah naik karena perusahaan terus merugi atau kena PHK karena pailit).

Yang penting, jaga agar kadar skeptiknya masih dalam batasan profesional. Patokannya apa? SOP dan kebijakan perusahaan. Jika ada pihak-pihak yang tak happy karena anda berpegang teguh pada SOP dan kebijakan perusahaan, abaikan. Bukan salah anda, melainkan salah mereka yang tak mampu mengelola perasaan.

 

Memilih Antara Efisiensi dan Akurasi

Implementasi sistim pengendalian intern—termasuk prosedur transaksi—mengkonsumsi sumberdaya (manusia, waktu dan uang). Demikian halnya dengan implementasi prosedur penerimaan dan pencatatan barang. Ada biaya yang harus dibayar. Disamping menimbulkan biaya pada saat proses penyusunan prosedur, proses penerimaan barang dan pencatatannya menjadi lebih lama.

Misalnya: Di perusahaan manufaktur bahan baku datangnya sering terlambat, sehingga nyaris tidak ada waktu untuk menunggu proses verifikasi. Bahan baku tiba langsung diangkut ke bagian produksi—tanpa melalui proses inspeksi kualitas terlebih dahulu.

Dalam kondisi seperti itu, perusahaan dihadapkan pada pilihan antara: speed dan akurasi. Jika speed yang dikejar maka proses verifikasi untuk menajaga akurasi data terpaksa diabaikan. Sebaliknya, jika akurasi yang diutamakan maka kecepatan operasional menjadi menurun.

Belum lagi konflik antara ketepatwaktuan dengan kehandal laporan keuangan. Manajemen menginginkan bagian accounting bisa menyajikan data keuangan (termasuk laporan keuangan) dengan tepat waktu, namun di sisi lainnya juga harus akurat.

Misalnya: Pada masa-masa kritis menjelang tutup buku seringkali bukti transaksi datangnya tersendat—karena menunggu proses verifikasi. Namun di sisi lainnya, manajemen membutuhkan laporan keuangan yang bisa dijadikan bahan pengambilan keputusan secepatnya.

Dalam kondisi seperti itu seorang Accounting & Finance Manager dihadapkan pada pilihan antara akurasi data yang disajikan dalam laporan keuangan dengan speed proses pencatatan-pengkalisfikasian-pelaporan data keuangan.

Manajemen perusahaan (termasuk di dalamnya Accounting & Finance Manager, Controller dan CFO) dituntut untuk mampu mengantisipasi konflik semacam itu, dengan merancang sistim pengendalian yang bersifat hybrid, multi-conditions dan multi-levels. Misalnya:

  • Jika kondisinya X, maka prosedur di level A adalah blablabla, sedangkan pada level-B blablabla
  • Jika kondisinya Y, maka prosedurnya di level A adalah blablabla, sedangkan pada Level B blablabla.

Sehingga, dalam kondisi apapun perusahaan tidak akan pernah terekspose pada risiko tinggi di satu sisinya, tanpa menghambat flow operasional perusahaan.

Okay. Ini sudah agak lari ke advance level, jadi saya tidak akan bahas lebih dalam lagi.

Hal yang harus ada, dalam kondisi apapun, dengan model sistim pengendalian seperti apapun, adalah training dan supervisi. Untuk prosedur penerimaan dan pencatatan barang dari supplier misalnya, staff bagian penerimaan barang, gudang, purchasing dan Accounts Payable Accountant perlu diberikan pelatihan yang cukup. Dengan cara seperti itu, mereka sudah tahu harus menjalankan prosedur yang mana pada kondisi-kondisi tertentu.

Untuk sementara, prosedur penerimaan dan pencatatan barang dari supplier saya anggap sudah cukup. Sekarang sudah tahu kan bagaimana prosedur penerimaan dan pencatatan barang dari supplier? Tinggal bagaimana anda bisa mengaplikasikannya ke dalam pekerjaan yang sesungguhnya. Tentu dibutuhkan kerja yang sedikit ekstra, dengan hasil yang mudah-mudahan bisa memberi nilai tambah pada output pekerjaan yang dihasilkan. Selamat mencoba. Semoga sukses.

Mr. JAK

Mr. JAK

Seorang Akuntan yang prihatin akan mahalnya biaya pendidikan dan bahan ajar, khususnya terkait dengan bidang Akuntansi, Keuangan dan pajak di Indonesia.



Related Articles

Apa sih itu Akumulasi Laba-Rugi Komperhensif Lain, Mengapa Diperlukan?

Istilah “Akumulasi Laba-Rugi Komperhensif Lain” maupun “Pendapatan Komperhensif” tergolong baru di dunia akuntansi. Di Amerika Serikat—dimana istilah ini di pakai

Bagimana Caranya Menjurnal Modal Usaha Berasal Dari Utang?

Bagaimana caranya menjurnal modal usaha berasal dari utang? Persisnya, uang pinjaman untuk mendirikan usaha itu dicatat sebagai utang atau modal?

Konsinyasi Dilihat Dari Aspek Bisnis, Akuntansi dan Pajak

Walaupun sering disebut “Penjualan Konsinyasi”, dilihat dari aspek akuntansi dan pajak persoalan konsinyasi sesungguhnya bukan hanya penjualan, melainkan merembet sampai

  1. Dudy
    Dudy 9 October, 2012, 13:45

    Dear Admin JAK,

    sangat menarik artikel di atas, jadi ingin sharing nih. Saya baru gabung dengan perusahaan baru. Perusahaan tempat saya bekerja sekarang belum memiliki prosedur yang tepat (setidaknya menurut saya hehehehe). Gambarannya seperti ini, Setiap penerimaan barang tidak ada tembusan ke bagian akunting minimal surat jalan dari Ordering Department (Departemen yang request). Saat ini penerimaan barang tidak semua masuk ke bagian gudang, tapi melalui departemen yang meminta (belum dibuat fix prosedurnya). Dari internal perusahaan pun belum membuat form penerimaan barang (padahal itu penting). Jadi akunting tahu ada pembelian baik itu aset, material ataupun barang lainnya ketika Invoice dari supplier diterima. Otomatis dengan prosedur seperti ini kemungkinan besar sering terjadi pembelian nyebrang bulan pencatatannya (istilah kami hehehe). Dari pihak akunting sudah menyarankan prosedur untuk mengontrol penerimaan barang dan cross check Invoice supaya tidak terjadi kesalahan. Masalahnya sekarang adalah pihak2 di dalam internal perusahaan yang diajak kerja sama malah tidak mendukung karena berasumsi akan menambah pekerjaan mereka. Dari pihak manajemen atas pun kurang mendukung dengan alasan dengan membuat form tambahan akan menambah beban ditambah lagi manajemen atas seperti menyepelekan tugas akunting dan kurang harmonisnya hubungan manager akunting dengan manajemen atas. Klop sudah rintangan yang menghalangi hehehehe. Mungkin dari Admin JAK ada masukkan? Maaf nih kepanjangan hehehehe….

    Reply this comment
  2. Donny Iskandarsyah
    Donny Iskandarsyah 10 October, 2012, 15:46

    “…(c) Jika Purchasing Manager memutuskan untuk menerima kedua harddisk yang cacat tersebut dengan memperoleh discount 30% misalnya, maka Budi memasukan jurnal sbb:

    [Debit]. Persediaan – Harddisk = Rp 68,880,000 (=(@700,000 x 99) – (30% x (2×1,400,000)))
    [Debit]. Persediaan – Ongkos Kirim = Rp 250,000
    [Debit]. Persediaan – PPN = 6,888,000 (=10% x 69,300,000)
    [Kredit]. Utang – PT. Rajawali = Rp 75,768,000 (=68,880,000+6,888,000)
    [Kredit]. Utang – Kurir = Rp 250,000

    Catatan: Dasar Pengenaan PPN adalah transaksi bersih setelah dikurangi discount. Oleh sebab itu PT. Rajawali harus mengirimkan Faktur Pajak Pembetulan.”

    1. Sedikit ngoreksi min, yg PPN Rp 6,888,000 seharusnya kan 10% x 68,880,000).
    2. berarti diskon it jg memengaruhi pengurangan PPN scr langsung jg ya min?

    thx

    Reply this comment
  3. Djodi Setiawan
    Djodi Setiawan 15 October, 2012, 04:17

    terima kasih akan jurnal yang di ajukan ini..sangat bermanfaat bagi wawasan saya, dan juga mohon ijin untuk dapat di jadikan materi seminar diskusi kelas..

    Reply this comment
    • M.Agus Ridwan
      M.Agus Ridwan 18 October, 2012, 02:33

      Terima kasih…
      Artikel ini sangat menarik dan insya allah sangat bermanfa’at bagi saya.artikel ini juga jadi bahan pembelajaran saya untuk mengetahui bagaimana Prosedur Penerimaan Dan Pencatatan Barang Dari Supplier.

      Reply this comment
  4. Magister Akuntansi
    Magister Akuntansi 29 November, 2012, 08:06

    Persoalan persoalan yang disampaikan saudara Dudy bisa di selesaikan dengan penerapan sistem informasi akuntansi, dimana sistem yang ada di buat otomatisasinya. Dalam hal ini dengan menggunakan ERP (Enterprise Resource Planning).

    Reply this comment

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*