Akuntansi, Keuangan dan Pajak, tak harus sulit. Kalau bisa dipermudah kenapa dipersulit


Kalau bisa gratis kenapa harus bayar. Jika bermanfaat, dishare saja


Cara Menangani Invoice dan Jurnal Transaksi Penjualan

Cara Menangani Invoice dan Jurnal Transaksi Penjualan

Menjurnal penjualan dan menangani invoice ke pelanggan bisa jadi masalah serius bagi pemula. Bukan karena sulit atau sesuatu yang rumit untuk dikerjakan—bahkan jauh lebih mudah dibandingkan ujian akhir semester akuntansi intermediate, melainkan karena kenyamanan pelanggan (customer) sangat penting dalam dunia bisnis.

Bayangkan jika customer menerima tagihan dua kali untuk pembelian yang sama, mereka pasti merasa tidak nyaman. Hal itu bisa terjadi jika ada kesalahan dalam menangani invoice. Tidak kalah serisunya ketika invoice salah diinput (angkanya tidak akurat). Atau diposting ke akun yang salah sehingga tidak terlacak—akhirnya tidak tertagih.

Saya tidak bermaksud menakut-nakuti. Justru saya ingin mengatakan bahwa sesungguhnya ini bukan pekerjaan yang sulit. Mungkin anda berpikir bahwa ini adalah menjurnal sungguhan dalam pekerjaan sungghan—sehingga jika terjadi kesalahan, bukan saja akan kehilangan nilai ujian, melainkan juga kehilangan uang, artinya perusahaan bisa merugi.

Tidak salah memang, tetapi juga tidak sepenuhnya benar. Betul bahwa kesalahan jurnal bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan, terutama jika melakukan kesalahan tetapi tidak disadari bahwa itu adalah kesalahan. Bertanya pada mereka yang lebih berpengalaman adalah cara yang paling baik untuk mencegah hal itu. Dan membaca artikel-artikel di JAK adalah permulaan yang baik.

Melalui tulisan ini saya akan berikan beberapa petunjuk (beserta contoh) yang mudah untuk diikuti oleh siapapun, termasuk pemula atau mereka yang tidak memiliki latar belakang pendidikan akuntansi.

Sederhananya, invoice adalah dokumen transaksi yang memuat rincian barang/jasa yang dibeli oleh pmbeli atau pengguna jasa (pelanggan), tanggal transaksi, nomor invoice (sebagai referensi), jumlah barang yang dibeli, harga satuan, jumlah pembelian, pajak, dan termin pembayaran.

 

Kapan Invoice Dibuat?

Untuk penjualan tunai, invoice harus dibuat sebelum barang/jasa diserahkan—dan barang baru boleh dikirimkan setelah pembayaran diterima.

Sedangkan untuk penjualan kredit, dalam banyak kasus, invoice seringkali dibuat setelah barang terkirim. Apakah boleh seperti itu? Sebaiknya diusahakan agar invoice dibuat dan dikirimkan ke pelanggan paling lambat pada saat barang dikirimkan meskipun untuk penjualan kredit. Idealnya,  invoice dibuat sekaligus setiap kali membuat surat jalan. Dengan cara itu, maka tidak akan ada penjualan yang lupa diinvoice.

 

 

Kapan Jurnal Transaksi Penjualan Dibuat?

Pada perusahaan yang sudah menggunakan software akuntansi, setiap membuat invoice, system akan membuat jurnal penjualan secara otomotis. Tetapi di perusahaan yang masih menggunakan sistim pencatatan manual, jurnal atas transaksi penjualan sebaiknya dibuat pada saat penerbitan invoice.

Misalnya:

Hari ini, 19 September 2011, PT. JAK mengirimkan 10 unit komputer kepada PT. XYZ di Bekasi, dengan harga Rp 5,000,000/unit. Termin pembayarannya adalah ‘Kredit 30 hari’. Atas pengiriman tersebut, maka pegawai accounting PT. JAK menerbitkan invoice senilai Rp 5,000,000 x 10 = Rp 50,000,000.

Jika PT. JAK menggunakan software akuntansi (QuickBook, misalnya), maka pada saat invoice dibuat, system akan membuat jurnal penjualan secara otomatis. Tetapi, jika PT. JAK menggunakan sistim manual (Excel, misalnya), maka disamping membuat invoice, pegawai accounting PT. JAK perlu membuat jurnal penjualan atas transaksi tersebut.

 

 

Cara Menjurnal Transaksi Penjualan

Komoditi yang dijual oleh perusahaan bentuknya bisa jadi berupa penyerahan barang dagangan atau penyerahan jasa.

Untuk penjualan berupa penyerahan barang dagangan, memerlukan sepasang jurnal, yaitu: 1 jurnal untuk mengakui penjualan dan 1 jurnal lainnya untuk mencatat berkurangnya persediaan barang dagangan (inventory). Memakai contoh kasus PT. JAK di atas, misalnya diketahui ‘Harga Pokok Penjualan’ setiap 1 unit komputer adalah Rp 4,000,000, maka jurnal yang diperlukan adalah sbb:

[Debit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 55,000,000

[Kredit]. Penjualan – 10 Unit Komputer = Rp 50,000,000

[Kredit]. Utang PPN (10% x 50,000,000) = Rp 5,000,000

Dan;

[Debit]. Harga Pokok Penjualan – 10 Unit Komputer = Rp 40,000,000

[Kredit]. Persediaan – 10 unit komputer = Rp 40,000,000

Sedangkan untuk penjualan yang berupa penyerahan jasa, yang diperlukan hanya satu jurnal saja, yaitu pengakuan atas penjualan jasa saja. Misalnya: Disamping pengiriman komputer, PT. JAK juga memperbaiki 3 unit komputer PT. XYZ dengan ongkos Rp 500,000 per unit. Atas jasa tersebut, PT. JAK menerbitkan invoice sekaligus membuat jurnal sbb:

[Debit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 1,650,000

[Credit]. Pendapatan – Jasa Perbaikan 3 unit komputer = Rp 1,500,000

[Credit]. Utang PPN – Jasa = Rp 150,000

 

Note: Pegawai accounting PT. JAK, mungkin menerbitkan satu invoice saja untuk tagihan atas penjualan 10 unit komputer dan jasa perbaikan 3 unit komputer PT. XYZ, sekaligus. Untuk itu, jurnalnyapun bisa dibuat sekaligus, sbb:

[Debit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 56,650,000

[Kredit]. Penjualan – 10 unit komputer = Rp 50,000,000

[Kredit]. Pendapatan – Jasa perbaikan 3 unit komputer = Rp 1,500,000

[Kredit]. Utang PPN = Rp 5,150,000

Dan;

[Debit]. Harga Pokok Penjualan – 10 unit komputer = Rp 40,000,000

[Kredit]. Persediaan – 10 unit komputer = Rp 40,000,000

 

 

 

Jurnal Penerimaan Kas (Pembayaran Dari Pelanggan)

Atas pembayaran yang diterima dari pelanggan juga dibuatkan jurnal (sering disebut ‘Jurnal Penerimaan Kas’). Jurnal dibuat, disamping untuk mengakui penerimaan kas juga mengurangi saldo piutang dagang.

Misalnya:

Pada tanggal 25 September 2011, PT. XYZ mentransfer pembayaran sebesar Rp 30,000,000 ke rekening PT. JAK di Bank Mandiri untuk invoice tagihan tanggal 19 September 2011 (berupa 10 unit komputer dan jasa perbaikan komputer). Atas penerimaan pembayaran tersebut pegawai accounting PT. JAK perlu membuat jurnal penerimaan kas, sbb:

[Debit]. Kas – Bank Mandiri = Rp 30,000,000

[Kredit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 30,000,000

 

 

Note: Software akuntansi tertentu (QuickBook misalnya) mungkin memerlukan 2 langkah penjurnalan:

Langkah-1. Kas di pindahkan ke akun ‘Cash Deposit’ terlebih dahulu. Dari langkah pertama ini software akuntansi membuat jurnal yang mengurangi saldo piutang dagang:

[Debit].  Deposit = Rp 30,000,000

[Kredit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 30,000,000

Langkah-2. Dari akun ‘Cash Deposit’ dipindahkan ke akun ‘Kas – Bank’, yang membuat menaikan saldo akun ‘Kas – Bank’ dan mengeliminasi saldo ‘Deposit’, sbb:

[Debit]. Kas – Bank Mandiri = Rp 30,000,000

[Kredit]. Deposit = Rp 30,000,000

 

Bisa dilihat di sini bahwa, akun ‘Deposit’ hanya dipergunakan sebagai akun persinggahan yang sifatnya sementara. Oleh developer software akuntansi, akun sementara tersebut dibuat untuk mengantisipasi kemungkinan pembayaran berupa cek.

Untuk pembayaran berupa cek, pengakuan atas penerimaan pembayaran dilakukan pada saat cek diterima, sementara cek tersebut belum tentu langsung dicairkan—sehingga saldo kas di bank belum bertambah. Oleh sebab itu, untuk sementara penerimaan cek dicatat di akun ‘Deposit’, baru kemudian dipindahkan ke akun ‘Kas – Bank’ pada saat cek dicairkan.

Kembali ke contoh kasus, atas tagihan sebesar Rp 56,650,000, PT. JAK baru menerima pembayaran sebesar 30 juta saja, sehingga masih ada saldo ‘Piutang Dagang pada PT. XYZ’ sebesar Rp 26,650,000 yang akan jatuh tempo (harus dilunasi) pada tanggal 19 Oktober 2011 nanti. Pada saat pelunasannya, jurnal yang dibutuhkan adalah:

[Debit]. Kas  = Rp 26,650,000

[Kredit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 26,650,000

 

Bagaimana jika terjadi barang kembali (retur penjualan), bagimana jika ada discount penjualan? Bagaimana jurnalnya? Mengenai cara menjurnal discount penjualan, saya sudah pernah bahas silahkan dibaca di [sini]. Untuk barang kembali (retur penjualan), akan saya bahas di tulisan saya yang akan datang.

Mr. JAK

Mr. JAK

Seorang Akuntan yang prihatin akan mahalnya biaya pendidikan dan bahan ajar, khususnya terkait dengan bidang Akuntansi, Keuangan dan pajak di Indonesia.



Related Articles

Format Rekonsiliasi Bank (Excel Template)

Menyambung tulisan sebelumnya, saya buatkan format rekonsiliasi bank dalam Excel template yang bisa anda pergunakan sebagai lembar kerja standar dalam

Kriteria Aktiva Tak Berwujud (Intangible Asset)

Menurut PSAK 19 (Revisi 2009), aktiva atau aset tidak berwujud adalah aset nonmoneter yang dapat diidentifikasi tanpa wujud fisik. Terdengar

Membuat Jurnal Dan Menangani Barang Kembali atau Retur

Barang kembali (retur) lumrah terjadi dalam aktivitas bisnis, terutama di perusahaan yang bidang usahanya perdagangan. Bagaimana membuat jurnal barang kembali

  1. Michael
    Michael 25 April, 2012, 07:01

    Dear JAK,

    Terima kasih atas penyajian yang super lengkap ini , saya jadi mengerti dan tertarik pada akuntansi.

    Mengenai Jurnal Penjualan, pada perusahaan kami, sebelum invoice penjualan terbit, di lakukan pengiriman barang terlebih dahulu. Artinya Surat jalan dan Invoice Penjualan bisa beda hari (maximum 7 hari)

    Apakah pengakuan penjualan (Jurnal Penjualan), di lakukan pada saat Pengiriman Barang atau Terbit Invoice Penjualan ?

    Bagaimana cara jurnalnya pada saat Pengiriman Barang dan pada saat Terbit Invoice Penjualan ?

    Mohon pencerahannya. Thanks a lot.

    Reply this comment
    • Administrator
      Administrator Author 3 May, 2012, 07:18

      Mas Michael:

      Kiranya perlu diketahui alasan mengapa penerbitan tagihan (invoice) tdk bersamaan dengan surat jalan.

      Jika semata-mata karena tidak sempat, utk selanjutnya sebaiknya invoice diterbitkan bersamaan dengan surat jalan. Sehingga tidak ada lagi conflict spt ini. Lagipula, jika invoice diterbitkan bersamaan dengan surat jalan, kemungkinan lupa menerbitkan invoice bisa dikurangi.

      Tapi jika itu disebabkan oleh termin dan kondisi penjualan (franco gudang pembeli), berarti pendapatan diakui saat invoice terbit, sekaligus pengakuan harga pokok penjualan dan penurunan nilai persediaan. Jurnalnya:

      [Debit]. Piutang Dagang = xxx
      [Kredit]. Penjualan = xxx
      [Debit]. Harga Pokok Penjualan = xxx
      [Kredit]. Persediaan = xxx

      Catatan: meskipun tanggal surat jalan dan invoice berbeda, jurnalnya tetap dibuat sekali saja. Bagimanapun juga pengakuan pendapatan baru bisa dilakukan ketika ‘risiko-yg-melekat-pada-barang-dagangan’ sudah berpindah ke pembeli, dan di saat yang sama harga pokok penjualan diakui.

      Reply this comment
  2. dewa
    dewa 23 July, 2012, 04:12

    Pak sy mo bertanya mengenai perlakuan biaya / ruli laba apabila suatu perusahaan menerima WO ( SPK ) maka barang di kerjakan dan timbul biaya proses produksi nya , akan tetapi Invoice diterima bisa 1 , 2 bulan kemudian dr WO tsb , yg menjadi pertanyaan : bagaimana menghitung Rugi Laba atas Penjualan yg tidak sama waktunya dgn proses Invoice maupun Proses Produksi …terimakasih sebelumnya

    Reply this comment
  3. siska
    siska 4 December, 2012, 05:11

    dear JAK..
    saya mau tanya u transaksi return, bagaimana menjurnal return pada saat penjualan berikutnya misal:
    tgl 24 nov’12 terjadi penjualan tunai rp 25 000 000 kpd agen A, dan pada tgl yg sama terjadi pengembalian barang oleh agen A atas pejualan yang lalu tgl 21 okt’12 (kredit )sebanyak 450 000 dr penjulan rp10 000 000

    pencatatan jurnal yag lalu

    (d)piutang 10 000 000
    (k) penjualan 10 000 000

    tgl 24 nov’ 12
    (d)kas 25 000 000
    (d)return 450 000
    (k) penjualan 25 450 000

    yang ini salah g’ yg benarnya spt apa ya…mohon bantuannya…

    Reply this comment
  4. LILI
    LILI 5 April, 2013, 10:21

    sore JAK
    Saya mau tanya bagaimana perlakuan pajak nya jika saya membeli barang atau material dari PT A lalu material tersebut ada proses seperti bubut, ini dikenakan PPh 23 atau tidak ya ?
    apa ini masuk dalam kategori jasa maklon ?
    mohon bantuannya, sebelum dan sesudahnya saya ucapkan terimakasih.

    Reply this comment
  5. emi
    emi 20 November, 2013, 10:57

    Pak, Saya mo tanya. Bagaimanakah pengakuan pendapatan yg sesuai untuk perusahaan jasa kursus. Biaya kursus dibayar secara cicil 3x oleh siswa dgn jarak cicilan 3minggu sedangkan lama kursus 3bulan. Bila pendapatan diakui hanya pada saat perusahaan menerima pembayaran dari siswa (cash basis) maka perusahaan kesulitan mengetahui tingkat penjualan untuk bulan bersangkutan dan kesulitan mengontrol, menagih cicilan yg belum dibayar oleh siswa (tak jarang siswa menunda pembayaran sdgkan perusahaan tidak menerapkan denda keterlambatan pembayaran uang kursus). saya ucapkan terima kasih sebelumnya atas tanggapan dari Anda.

    Reply this comment
  6. edy
    edy 13 May, 2014, 09:52

    Dear JAK,

    Bagaimana pencatatan untuk Penjualan pada perusahaan Distributor Dengan Banyak Salesman ?
    Mohon Pencrahannya,Terima Kasih

    Reply this comment
  7. edy
    edy 13 May, 2014, 10:09

    Dear JAK,

    Mohon Pencerahannya,bagaimana cara menjurnal Penjualan pada Perusahaan Distributor dengan Banyak Salesman ?

    Reply this comment

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*