Belajar Akuntansi, Keuangan dan Pajak, tak harus tegang.


Lebih penting lagi, tak harus bayar. Jika bermanfaat, dishare saja


Pengendalian Intern: Cegah Penggelapan Pencurian Di Perusahaan

Pengendalian Intern: Cegah Penggelapan Pencurian Di Perusahaan

Pengendalian intern (internal control) mungkin terdengar asing bagi masyarakat umum—termasuk anda jika tidak memiliki latarbelakang akuntansi dan keuangan. Tetapi jika saya katakan “cegah penggelapan dan pencurian dalam perusahaan”, saya yakin anda langsung paham sekaligus setuju. Sudah menjadi cerita klasik bahwa dalam setiap operasional perusahaan, tindak penggelapan dan pencurian selalu ada. Hanya alat dan modusnya yang mengalami perubahan dari waktu-ke-waktu.

Ada pembeli nakal (ngutil), vendor/pemasok memainkan harga bahkan memanipulasi nota pembelian dengan mencantumkan jumlah barang yang lebih banyak dari kenyataannya, karyawan menggelapkan atau mencuri asset. Yang paling parah, beberapa manajer melakukan penggelapan dan pencurian di dalam perusahaan atau mengambil keuntungan pribadi dengan menggunakan wewenang yang diberikan oleh perusahaan.

Mungkin anda ingin mengatakan “Ah, tidak mungkin itu terjadi di perusahaan saya”, karena anda merasa semua pegawai (terlebih-lebih manajer anda) adalah jujur, dan semua pihak (vendor maupun pelanggan) adalah orang-orang jujur.

Oke. Silahkan sebut saya orang yang berpikiran negatif—penuh prasangka. Tetapi pengalaman saya mengurusi bagian akuntansi dan keuangan selama 15 tahun, tidak bisa saya sembunyikan dan tutupi begitu saja:

  • Nyaris 1 dari 5 pegawai dalam setiap perusahaan, menggunakan fasilitas kantor untuk keperluan pribadi (terutama sekali dalam penggunaan waktu).
  • Nyaris 1 dari 10 manager dalam setiap perusahaan—jika memungkinkan—mengambil keputusan yang membuat dirinya nyaman, tanpa mempertimbangkan risiko rugi yang akan dihadapi oleh perusahaan.
  • Nyaris 1 dari 20 pegawai dalam setiap perusahaan—jika memungkinkan—melakukan penggelapan (dari tingkat yang paling rendah hingga tinggi).
  • Nyaris 1 dari 10 vendor berusaha memanipulasi dalam berbagi bentuk—disengaja atapun tidak, mulai dari menunda penyerahan barang untuk menghindari barang kembali, hingga memainkan nota pembelian. Mungkin pemilik usaha si vendor tidak, tetapi bisa saja pegawainya melakukan keteledoran dengan mencantumkan jumlah barang yang lebih besar dari kenyataannya.

Ya. Memang, bisnis dan risiko seperti dua permukaan dalam satu koin—tidak bisa dipisahkan. Tetapi sangat menyakitkan rasanya kalau risiko itu timbul akibat ulah pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Yang paling menyakitkan adalah pegawai atau manajer perusahaan itu sendiri—orang yang seharusnya ikut peduli terhadap kelangsungan hidup perusahaan.

Usaha kecil dan menengah terutama adalah target alami untuk skema penipuan, penggelapan oleh karyawan, kejahatan pekerja, dan pencurian. Usaha relatif kecil yang menangani banyak uang, memegang aset berharga (misalnya: pengerajin emas atau toko emas, money changer, dll) dan berhubungan dengan banyak orang, adalah kombinasi paling sempurna untuk menjadi sasaran tindak penipuan, penggelapan dan penyelewengan.

Untuk melindungi diri dari ancaman ini, saya selalu menyarankan agar usaha kecil dan menengah menerapkan prinsip-prinsip pengendalian intern (internal control) yang ketat. Ini penting, yang jika diaplikasikan dengan sunggh-sungguh dan disiplin, dapat mencegah berbagai macam tindakan curang ini.

Dalam seri ini, saya akan bahas hal-hal yang bisa dilakukan oleh perusahaan untuk menerapkan prinsip-prinsip pengendalian intern (internal control) secara efektif, dengan cara yang mudah namun memiliki tingkat kehandalan yang tinggi. Saya tidak akan menyia-nyiakan waktu berharga anda untuk membaca teori-teori. Yang saya sajikan adalah hal-hal yang bisa langsung anda terapkan, sehingga benar-benar berkontribusi nyata bagi anda. Terutama saya dedikasikan untuk para pengelola usaha (pemilik/manajer), bukan untuk akuntan. Sehingga, saya tidak akan mengulas internal control dari aspek audit. Melainkan lebih banyak menawarkan hal-hal yang mudah dimengerti sekaligus bersifat aplikatif dalam berbagai skala usaha.

Sedangkan untuk teman-teman akuntan dan auditor, saya akan sajikan khusus pengendalian intern untuk auditor, best practice-nya termasuk tips dan trick dalam menjalankan audit yang di desain untuk mendeteksi praktek-praktek kecurangan dalam laporan, mulai dari jurnal umum, buku besar, hingga laporan keuangan. Pun demikian, tidak ada salahnya jika teman-teman akuntan juga membaca seri ini, setidaknya bisa melihat pengendalian intern dari sudut pandang manajemen dan bisnis.

 
Apakah Usaha Kecil Perlu Menerapkan Pengendalian Intern?

Sebuah pertanyaan yang sering saya terima dari rekan-rekan pengusaha dan manajer yang mengurus usaha kecil. Mereka mengatakan, “Pengendalian Intern hanya diperlukan di perusahaan-perusahaan besar”. Itu samasekali keliru. Justru risiko ini paling banyak timbul di perusahaan-perusahaan sekala kecil. Dan pengendalian intern bisa diterapkan bahkan untuk home-industry, tentunya dengan tingkat kerumitan yang berbeda.

Misalnya, untuk usaha paling kecil, setidaknya:

  • Cek harus ditandatangani oleh pemilik/pengelola usaha, termasuk gaji untuk pembayaran gaji. Ini akan memaksa pemilik/pengelola usaha untuk, mau-tidak-mau, harus mencermati setiap pengeluaran kas perusahaan. Bayangkan jika pegawai diberi wewenang menandatangani cek sekaligus mencatat, dia akan dengan mudah melakukan penggelapan tanpa terlacak dalam jangka waktu yang lama.
  • Mengharuskan pegawai untuk mengambil cuti, khususnya di bagian yang berisiko tinggi (penerimaan kas, piutang, dan persediaan). Saat cuti, pekerjaanya harus dikerjakan oleh pagawi lain. Pegawai pengganti ini sekaligus melihat apakah dia yang cuti ada melakukan hal-hal yang tidak sesuai aturan. Jika ada, maka besar kemungkinannya akan muncul ke permukaan saat dia sedang cuti. 
  • Tugas bergilir. Maksudnya, satu jenis pekerjaan tertentu (terutama di daerah-daerah rawan) dilakukan oleh beberapa pegawai berbeda secara bergiliran. Pegawai yang satu bertindak sebagai pengontrol pegawai lainnya. Dengan demikian mereka bisa saling mengawasi. Jika ini berjalan dengan efektif, kecuali semua pegawai ini berkolusi, maka celah untuk melakukan penggelapan akan semakin sempit.
  • Perhatikan gaya hidup pegawai. Tanpa mencampuri kehidupan pribadi pegawai, sesekali pemilik/pengelola usaha perlu memperhatikan gaya hidup setiap pegawainya. Misalnya, pegawai menengah tiba-tiba saja memiliki mobil baru atau membeli rumah di wilayah elit. Jika itu yang ditemukan, maka anda patut bertanya: Darimana pegawai it dapat uang? Tentunya anda tahu persis berapa gaji masing-masing pegawai, apakah akumulasi gajinya setelah dikurangi biaya hidup standar mencukupi untuk membeli barang-barang itu. Jika tidak, maka anda patut curiga.
  • ?

Lalu apa yang harus dilakukan untuk mencegah penggelapan dan penyelwengan dalam perusahan?
 

Pahami Psikologi Pelaku Tindak Penggelapan dan Penipuan

Hal pertama yang perlu dilakukan sebelum menerapkan ‘sistim pengendalian intern’ (SPI), adalah memahami psikologi para pelaku tindak penggelapan, pencurian, penyelewengan, dan penipuan. Mengapa seseorang melakukan tindakan penggelapan atau menipu? Jawaban paling mudah sekaligus lumrah adalah: untuk uang! Namun, jawaban ini tidak selalu sampai ke akar penyebab yang sesungguhnya:

Mengapa orang melakukan penggelapan/pencurian/penipuan? Bagaimana mereka merasionalisasi tindakan penggelapan/pencurian uang? Apakah mereka tidak berpikir itu mencuri? Apakah mereka membutuhkan uang begitu mendesaknya sehingga mereka perlu melakukan itu? Apakah mereka tidak melihat risiko kemungkinan tertangkap? Apakah mereka sadar bahwa tindakannya bukan saja membahayakan dirinya sendiri, melainkan juga keluarganya?

Tentu saja. Tidak ada seorangpun yang ingin menjadi hina dan buruk, terlebih-lebih untuk membahayakan diri-sendiri dan keluarganya. Namun ada banyak pegawai yang berpikir bahwa selama ini perusahaan sudah terlalu banyak memanfaatkan mereka, menguras tenaga dan pikiran mereka. Sehingga mereka pikir akan sangat adil jika sekali waktu perusahaan membayar itu semua. Dengan demikian, tindakan penggelapan, pencurian dan penyelewengan dan penggelapan pantas untuk dilakukan. Itulah psikologi yang sering mempengaruhi pikiran mereka yang melakukan.

Bagaimana orang-orang yang melakukan tindak penggelapan/pemcurian/penyelewengan merasionalisasi atau membenarkan tindakan mereka? Penipuan biasanya melibatkan berbagai faktor keuangan, pribadi, emosional, dan lainnya yang dapat mendorong—bahkan orang yang paling jujur dan paling banyak bekerja keras-pun, untuk melakukan tindak penggelapan. Meskipun lebih banyak dilakukan oleh karena adanya sifat serakah, tindakan ini juga banyak dilakukan karena desakan kebutuhan hidup. 

Perusahaan perlu tahu bahwa karyawan dan manajer kadang-kadang memiliki masalah keuangan—tidak mampu membayar utang dengan tepat waktu, tekanan keuangan akibat baru saja bercerai, butuh biaya rumah sakit, biaya sekolah anak yang meningkat, dan seterusnya.

Disamping menyediakan lapangan pekerjaan sekaligus pendapatan untuk para pegawai, salah satu tugas penting perusahaan adalah tugas sosial dan moral: mendidik mereka untuk bisa bersikap dewasa, mampu mengatasi kesulitan hidup, termasuk mencegah mereka dari tindak penggelapan/mencuri dan tindakan tidak terpuji lainnya yang tidak saja membahayakan diri mereka sendiri, tetapi juga mengancam kelangsungan pekerjaan banyak orang di dalam perusahaan. Sehingga menerapkan pengendalian intern bukan saja dapat meminimalisir risiko perusahaan, tetapi sekaligus merupakan langkah postif dalam rangka menjalankan kewajiban sosial dan moral perusahaan di tengah-tengah masyarakat luas.

Di kesempatan berikutnya saya akan sajikan dan bahas langkah-langkah komprehensif yang bisa dijalankan oleh perusahaan untuk menerapkan pengendalian intern–sekaligus mencegah penggelapan dan pencurian di dalam perusahaan, dari sisi prakteknya (bukan teoritisnya), secara bertahap.

Mr. JAK

Mr. JAK

Seorang Akuntan yang prihatin akan mahalnya biaya pendidikan dan bahan ajar, khususnya terkait dengan bidang Akuntansi, Keuangan dan pajak di Indonesia.



Related Articles

IFRS-FASB Akhirnya Sepakati Definisi Nilai Wajar (Fair Value)

Setelah melalui perdebatan panjang, akhirnya IFRS dan FASB (yang selama ini menggunakan GAAP sebagai pedoman dalam menyusun Laporan Keuangan) menyepakati

Apa sih itu Akumulasi Laba-Rugi Komperhensif Lain, Mengapa Diperlukan?

Istilah “Akumulasi Laba-Rugi Komperhensif Lain” maupun “Pendapatan Komperhensif” tergolong baru di dunia akuntansi. Di Amerika Serikat—dimana istilah ini di pakai

Neraca: Klasifikasi Aset dan Liabilitas Sesuai IFRS

Khususnya di perusahaan publik, urusan klasifikasi aset dan liabilitas, dalam neraca, bisa menjadi sumber tantangan tersendiri, terutama bagi perusahaan yang

  1. syenny
    syenny 27 August, 2011, 02:34

    ya.. cukup memberi wawasan untuk waspada terhadap perilaku karyawan terkait dengan pengendalian internal. walaupun hal ini tidak bisa 100% jadi patokan karena ada faktor-faktor lain yang mempengaruhi.

    Reply this comment

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*